Giao tiếp nơi công sở là một kỹ năng vô cùng quan trọng.

Thử tưởng tượng nếu hằng ngày, bạn chỉ đi làm, sếp giao cho việc gì bạn làm việc nấy, chuông đồng hồ gõ “boong” 5 giờ chiều, bạn xách túi ra khỏi công ty.

Thì liệu bao lâu nữa bạn sẽ được thăng chức, tăng lương? Liệu bao lâu nữa bạn sẽ thấy chán ngán công việc này đến phát điên?

Giao tiếp là kỹ năng mấu chốt để biến môi trường làm việc của bạn từ tẻ nhạt sang sôi động, biến con người bạn từ trầm lắng sang sôi nổi, không ngừng phấn đấu.

Nếu bạn vốn hình thành khả năng ăn nói từ bé, chỉ cần mở miệng là được quý mến thì bài viết này không dành cho bạn.

Bài viết này mình làm riêng cho những ai còn đang hơi trầm lắng trong công việc, trong các mối quan hệ khi đi làm.

Hãy bắt đầu cùng mình: Cách giao tiếp nơi công sở giúp bạn được sếp thương, đồng nghiệp quý.

1. Xác Nhận Nội Dung Công Việc Được Giao Theo Quy Tắc 6W1H

Khi bạn nhận được một nhiệm vụ nào đó từ cấp trên, bạn cần xác nhận lại nội dung công việc đó theo quy tắc 6W1H.

Cách Giao Tiếp Nơi Công Sở Giúp Bạn Được Sếp Thương- Đồng Nghiệp quý
Quy tắc 6W1H

Why ? Where ? When? Who? Whom? What? How?

Mục đích là gì? Ở đâu? Khi nào? Ai làm? Làm cho ai? Làm gì? Và Làm như thế nào?

Ví dụ sếp yêu cầu bạn làm báo cáo cho khách hàng vào tuần sau, thì bạn cần xác nhận những nội dung gì để bắt đầu?

– Why? Mục đích của việc này là gì ? Bạn cần xác định nội dung này đầu tiên. Việc xác định mục đích của công việc không những giúp bạn thực hiện công việc theo đúng hướng sếp yêu cầu mà còn giúp bạn đưa thêm nhiều ý tưởng cá nhân vào để giúp đạt hiệu quả cao hơn sếp mong đợi.

– Where? Báo cáo ở đâu? Ở công ty mình hay công ty khách hàng. Nếu cần đặt địa điểm thì đặt trước.

– When? Báo cáo khi nào, tuần sau là đầu tuần hay cuối tuần, nếu sếp cũng tham gia thì hãy xác nhận ngay lịch của sếp.

– Who? Ai báo cáo? Bạn báo cáo nhưng nếu sếp có tham gia cần hỏi sếp xem xếp có muốn nói thêm gì trong buổi báo cáo đó không.

– Whom? Báo cáo cho ai? Đại diện bên khách hàng là giám đốc, trưởng phòng hay là nhân viên. Tùy đối tượng báo cáo mà nội dung báo cáo cần điều chỉnh khác nhau.

Có nhiều trường hợp khi nhận một nhiệm vụ, bạn sẽ nhầm tưởng rằng mình đã hiểu toàn bộ, nhưng thực ra vẫn còn thiếu thông tin để tiến hành công việc, bạn cần xác nhận lại nội dung một cách có khoa học để tránh bỏ sót. Vì vậy bạn cần tiếp tục đặt câu hỏi:

– What? Làm cái gì? Bạn cần xác nhận kỹ nội dung sếp muốn bạn báo cáo cho khách hàng. Những số liệu được phép cung cấp và những nội dung không được phép. Nếu công việc có khối lượng lớn chỉ xác nhận các ý chính rồi bắt tay làm. Trong quá trình làm sẽ báo cáo tiến độ công việc và chỉnh sửa thêm.

– How ? Làm như thế nào? Lấy dữ liệu từ các phòng ban nào để làm? Câu hỏi này bạn có thể kết hợp với What.

Cách Trở Thành Nhân Viên Xuất Sắc Trong Mắt Sếp

2. Báo Cáo Giữa Kỳ Khi Tiến Hành Được 30% Công Việc

Đối với những công việc mất trên 5 tiếng để hoàn thành, sau khi tiến hành được 1/3 thì bạn cần báo cáo tiến độ với cấp trên.

Với cấp trên, dựa trên kinh nghiệm sẵn có, chỉ cần nhìn 1/3 công việc có thể phán đoán được công việc có đang đi theo đúng hướng hay không. Việc cáo sớm sẽ giúp sửa chữa dễ dàng hơn những sai sót khi công việc đi lệch hướng. Nếu bạn báo cáo càng muộn thì lượng nội dung bạn phải sửa càng nhiều.

Ngoài ra, các thời điểm cần báo cáo là :

• Công việc đi sai tiến độ

• Có điểm thay đổi so với kế hoạch

• Những nội dung ngoài quyền hạn hoặc những nội dung mình không quyết định được

• Không hình dung thấy kết quả, sản phẩm đầu ra công việc đang làm.

Ví dụ, trong trường hợp vừa nãy, nếu bạn không có đủ số liệu để làm báo cáo, không hình dung ra báo cáo sẽ có nội dung nào thì gặp sếp để xin lời khuyên.

3. Báo Cáo Theo Đúng Thứ Tự

Khi báo cáo nội dung công việc với cấp trên, bạn cần làm sao cho ngắn gọn và khoa học. Thứ tự báo cáo là Kết luận – Lý do – Quá trình.

Bạn không cần đưa vào các yếu tố cảm xúc, hãy đặc biệt lưu ý tính chân thực của báo cáo.

Quay lại với ví dụ vừa nãy, khi làm báo cáo cho khách hàng không theo đúng tiến độ bạn có thể báo cáo như sau:

“Báo cáo cho khách hàng tuần sau em đang làm chậm tiến độ so với kế hoạch ban đầu 1 ngày. Do phần dữ liệu về doanh số phòng kế toán chưa tổng hợp xong, nên chưa đưa vào báo cáo được. Kế toán cần dữ liệu từ bộ phận bán hàng, nhưng bộ phận bán hàng đã chưa tới ngày chốt sổ nên chưa thể cung cấp. Em định dùng dữ liệu tháng trước để làm báo cáo, sếp thấy sao ạ?”

XEM THÊM: Cách Làm Việc Với Người Không Thích Mình

4. Chuyện Khó Nói Phải Nói Trực Tiếp

Khi có sai sót đối với cấp trên hay đồng nghiệp, bạn đừng dùng Email hay tin nhắn thông báo, mà hãy gọi điện hoặc gặp trực tiếp để nói chuyện.

Việc sai sót nhầm lẫn được thông báo bằng Email sẽ khiến cho người nhận thấy mình không được tôn trọng, thay vào đó hãy nói chuyện trực tiếp và xin lỗi, bạn sẽ truyền đạt được sự chân thành tới người nghe dễ dàng hơn.

Cách Giao Tiếp Nơi Công Sở Giúp Bạn Được Sếp Thương- Đồng Nghiệp quý
Hãy nói chuyện trực tiếp khi gặp vấn đề khó nói

Trong công việc, nếu bạn muốn gắn bó lâu dài, thì quan hệ đồng nghiệp phải giữ gìn. Nghe giọng nói và gặp mặt nhau khiến người ta cảm nhận và dễ thông cảm cho nhau hơn là viết Email trao đổi.

Nếu cần có số liệu để nói chuyện, gửi email dữ liệu và ghi thêm “ Tôi sẽ gọi điện thoại trực tiếp để dễ trao đổi với bạn ngay sau đây”.

Sau khi gửi Email khoảng 10-15 phút, dự đoán người kia đã đọc xong Email, thì bạn hãy gọi để trình bày.

5. Cách Truyền Đạt Tránh Hiểu Nhầm

Hãy truyền đạt nội dung rõ ràng để tránh hiểu nhầm bằng cách không sử dụng những từ ngữ gây khó hiểu, không rõ ràng.

Mình ví dụ về vấn đề giờ hẹn, thay vì “Tầm chiều” thì bạn hãy hẹn 16h hoặc 17h.

Hoặc một trường hợp bạn thường thấy nhất đó chính là viết hai nội dung giống nhau, ví dụ bạn viết trong Email: “Hạn chót cho công việc này là ngày 10/10 (Thứ sáu)”.

Có hai nội dung giống nhau ở đây là ngày 10/10 và Thứ sáu, nhưng hai nội dung này sẽ giúp bạn và người nhận xác nhận chính xác, rõ ràng nội dung thông tin.

Khi nội dung có thay đổi, bạn cần viết theo hình thức Before – After. Viết lại nội dung đã truyền đạt trước đây là gì và bây giờ nội dung chỉnh sửa là gì, để người nhận dễ hiểu hơn.

6. Tránh Rủi Ro Khi Tự Mình Quyết Định

Khi trao đổi với khách hàng, bạn hãy tránh đưa ra các quyết định một cách dễ dàng. Mục đích của việc này là để tránh việc bây giờ bạn đồng ý, nhưng sau một thời gian bạn lại thay đổi ý kiến.

Bạn có thể tránh quyết định tại chỗ bằng cách nói “Tôi cần trao đổi thêm với cấp trên”… hay nói điều gì đó tương tự như vậy.

Nhưng để có lòng tin của khách hàng, bạn nên đưa ra một cái hẹn cụ thể.

Chẳng hạn: “Trong buổi họp hàng tuần thứ tư tới, tôi sẽ trao đổi với cấp trên và trả lời chính thức với bên anh/chị vào thứ sáu.”

Còn với trường hợp báo cáo với cấp trên, bạn nên suy nghĩ và đưa ra phương án của riêng mình trước khi đi xin chỉ đạo.

7. Có Thể Nói “Tôi Không Làm Được” Khi Không Thể Làm

Không nên nhận công việc được nhờ vả một cách dễ dàng nếu có khả năng bạn không làm được việc đó. Bạn hoàn toàn có thể từ chối nếu cảm giác mình sẽ không thực hiện được.

Điều tệ nhất cuối cùng vẫn là đã nhận làm rồi lại không làm được. Hoặc nếu bạn không làm được ngay thì hãy hẹn lại, ví dụ “Ngày mai em có 1 tiếng rảnh, em thể giúp anh trong giờ đó”.

Người nghe sẽ ngay lập tức nhận ra rằng bạn đang cố gắng hết sức để dành thời gian giúp đỡ họ.

Tuy nhiên, với những công việc do sếp giao cho, bạn hãy cố gắng hết sức để làm. Nếu có khó khăn khiến bạn cảm giác không thể làm được hãy trao đổi với sếp để khắc phục khó khăn đó.

Hãy nghĩ rằng sếp tin tưởng bạn có thể làm được công việc đó nên mới giao. Những việc khó khăn mà sếp giao sẽ khiến bạn trưởng thành lên nhiều. Công việc cần tiến triển, và tất nhiên sếp sẽ  không giao cho ai sếp nghĩ là không làm được.

Vừa rồi là 7 lời khuyên để cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn nơi công sở. Nhìn một cách đúng đắn thì đây đều không phải là những thứ quá khó, hay không thể thực hiện được. Bạn cho rằng đâu là điều dễ dàng nhất mà bạn có thể áp dụng vào ngày mai? Hãy viết nó ra và thực hiện ngay nhé!

Đánh giá bài viết này

Gửi Nhận Xét

Pin Ảnh Này